Home Blog 10 rzeczy, których musisz dopilnować przy zmianie agencji SEO/SEM, aby nie stracić efektów

10 rzeczy, których musisz dopilnować przy zmianie agencji SEO/SEM, aby nie stracić efektów

Dorota Gołdas

Czas czytania : 7 min

27 kwietnia 2021

SEO Zarządzanie

Zapowiadał się długi związek, z którym wiązałeś nadzieje, ale także oczekiwania − a skończyło się katastrofą lub przynajmniej rozczarowaniem? Nieważne, jakie są powody, dla których zamierzasz zmienić agencję SEO. Ważne, aby zrobić to w taki sposób, by możliwie nie stracić, a jak najwięcej zyskać. Zwróć uwagę na 10 rzeczy, zanim powierzysz swój marketing nowemu partnerowi.

Z tego artykułu dowiesz się:

Od czego powinieneś zacząć, planując zmianę agencji SEO/SEM?
Jak powinien wyglądać właściwy proces zmiany i dlaczego ma on kluczowe znaczenie?
Jakie elementu potrzebują twojej szczególnej uwagi i dlaczego.

Agencje SEO/SEM – o czym pamiętać przy ich zmianie?

Zdarza się, że związki pomiędzy klientem a agencją SEO/SEM bywają niestałe. Przyczyny, które w największym stopniu wpływają na zmianę bywają różne. Często jednak chodzi o niespełnienie oczekiwań, jakie zostały postawione przed partnerem na etapie wyboru i podpisywania umowy. Stajesz wówczas przed ponowną decyzją o wyborze nowej agencji, co wiąże się z zaplanowaniem lepszego procesu zmiany i wdrożenia nowego partnera.

O czym powinniśmy pamiętać, planując ten czas oraz na co zwrócić uwagę w początkowym etapie, tak aby zminimalizować możliwe straty, a najlepiej zupełnie ograniczyć ryzyko ich wystąpienia? Skąd mieć pewność, że pozycjonowanie strony, jej widoczność czy inne działania marketingowe powierzasz we właściwe − profesjonalne − ręce? Na te i inne pytania odpowiadamy w poniższym wpisie.

1. Nie spiesz się! Planuj!

Przypilnuj, aby czas, jaki przewidziałeś na wybór i wdrożenie nowej agencji SEO/SEM, był optymalny. Zaplanuj proces wyboru i wdrożenia krok po kroku − niech nie kieruje Tobą poczucie, że nowa agencja SEO jest Ci potrzebna na wczoraj.

Daj sobie czas na odpowiednie przygotowanie się do procesu weryfikacji ofert, spotkania i analizę. Sprawdź okres wypowiedzenia obecnej agencji i dostosuj go do przygotowanego planu. Pamiętaj, aby uwzględnić w nim czas, jaki potrzebujesz na podpisanie umowy oraz wdrożenie nowego zespołu.

Od czego warto zacząć poszukiwania specjalistów w branży SEO czy SEM? Skonstruuj brief, w którym zawrzesz najważniejsze informacje na temat Twoich oczekiwań, dotychczasowych działań i biznesu.

Agencja SEO powinna znać się na pozycjonowaniu, niekoniecznie jednak posiada wiedzę na temat branży, w której działasz, biznesu, który prowadzisz oraz klientów, z którymi współpracujesz. Nie miej im tego za złe − to Twoim zadaniem jest odpowiednio wytłumaczyć agencji SEO specyfikę Twojej działalności. Na etapie rozmów, wybierając agencję SEO, możesz dopytać, czy jej specjaliści doświadczenie w działaniach dla twojej branży. Nie skreślaj jednak firmy z góry, jeżeli jest inaczej. Dobry specjalista SEO, dzięki kontaktowi z Tobą i twoimi przedstawicielami, na pewno poprawi widoczność strony.

Swoją wiedzę agencja powinna w pierwszej kolejności czerpać z briefu i informacji, jakie od Ciebie uzyska. Określ oczekiwania względem oferty i informacji, jakie spodziewasz się uzyskać, np.:

doświadczenie,
narzędzia, z jakich korzystają,
źródła pozyskiwania linków,
schemat tworzenia treści, itd.

Postaraj się więc, aby zawrzeć w briefie jak najwięcej informacji, które pozwolą agencji przygotować spersonalizowaną ofertę, a Tobie w rezultacie wybrać tę, która przedstawi najlepszy plan na realizację określonych celów. Dodatkową korzyścią dla Ciebie jest to, że przy dobrze sprecyzowanych oczekiwaniach otrzymasz oferty, które będą łatwe do porównania. Dodatkowym elementem ułatwiającym ocenę może być również przygotowanie jednej ustandaryzowanej tabeli, którą każda z agencji będzie musiała uzupełnić jako dodatek do oferty.

2. Zapewnij sobie komfort na spotkania ofertowe.

Nie zadowalaj się ofertami w pdf. Yo stanowczo za mało, by podjąć tak ważną decyzję dla Twojego biznesu. Spotkanie face to face lub online to okazja do lepszego „wyczucia” agencji i otwartej dyskusji, a także poznania osób, z którymi będziesz współpracować i zapewne często rozmawiać.

Na etapie ofertowania zapytaj agencji, czy daje możliwość spotkania się z osobami bezpośrednio odpowiedzialnymi za realizację. To właśnie z tymi osobami będziesz miał najczęściej kontakt, tylko spotkanie pozwoli Ci ocenić, czy jest to zespół, z którym możesz realizować swoje cele.

3. Poświęć czas na przestudiowanie umowy

Zweryfikuj, jakie warunki umowy muszą być spełnione, a jakie proponuje agencja. Sprawdź zapisy dotyczące okresu współpracy oraz zasad, na jakich można ją rozwiązać. Poproś o draft umowy już na etapie weryfikacji ofert lub określ jasno warunki, jakie muszą być spełnione − już w briefie.

Jeśli na coś absolutnie się nie zgadzasz, masz z czymś tzw. złe doświadczenia lub po prostu szczególnie Ci na tym zależy − powiedz o tym jasno przed przygotowaniem umowy. Unikniesz w ten sposób sytuacji konfliktu lub rozczarowania, jeśli po fakcie miało by się okazać, że któraś ze stron nie może wywiązać się względem oczekiwań.

Dopilnuj też, aby proces podpisywania umowy nie blokował Cię przed działaniem w sytuacji, w której kończy się współpraca z poprzednią agencją SEO/SEM.

4. Przekaż “dostępy” w bezpieczny sposób

Zadbaj o to, aby jak najszybciej po podpisaniu umowy przekazać agencji SEO/SEM dane dostępu do kont, w szczególności:

lub innych, jeśli wymaga tego specyfikacja działań określonych w umowie.

Przekazuj od razu dostępy na właściwych poziomach uprawnień, tak aby specjaliści mogli przejąć dotychczasowe działania i rozpocząć prace optymalizacyjne. Jeśli nie jesteś pewien, jak przekazać dostęp na odpowiednim poziomie − agencja z pewnością poinstruuje Cię i pomoże. Dopilnuj, aby zmiana agencji SEO/SEM nie spowodowała przerwy w prowadzonych kampaniach. Każdy dzień zwłoki to potencjalne straty, jeśli chodzi o pozycjonowanie stron, widoczność, a w konsekwencji − także przychody.

Uwaga! Hasła i loginy przekazuj zawsze w bezpieczny sposób (np. w pliku szyfrowanym). Agencja ma obowiązek zapewnienia bezpieczeństwa tych danych, jednak to od Ciebie zależy, czy zostaną w bezpieczny sposób przekazane.

5. Poznaj opiekuna projektu i specjalistów z agencji.

Dowiedz się, z kim będziesz kontaktował się podczas współpracy z agencją SEO/SEM. Warto poznać nie tylko account managera (opiekuna klienta itp.), ale także innych pracowników − specjalistów, którzy będą dbać o wyniki Twojej strony internetowej, tworzyć dla Ciebie treści czy kampanie. Dopilnuj, aby domeną Twojego sklepu zajmowali się oddelegowani do tego projektu specjaliści SEO/SEM. Miej pewność, że trzymają oni rękę na pulsie i znają ustaloną strategię działania. W razie niejasności masz prawo zadawać im pytania. Doświadczony specjalista SEO z pewnością udzieli satysfakcjonującej Cię odpowiedzi.

6. Określ zakres odpowiedzialności wśród swojego zespołu

Podobnie jak agencja, Ty również musisz określić, kto wśród Twojego zespołu będzie kontaktował się ze specjalistami po drugiej stronie. W szczególności: kto i za co jest odpowiedzialny oraz jaki ma poziom decyzyjności. Tylko w ten sposób możesz uniknąć niepotrzebnych szumów komunikacyjnych i opóźnień w realizacji projektów.

Kiedy już ustalisz to wewnętrznie, przedstaw swoich pracowników agencji, wskaż ich kompetencje i zakres zadań, za jaki odpowiadają. Ustal także preferowane formy i częstotliwość kontaktu.

7. Zadbaj o workflow − wypracuj przejrzyste zasady współpracy z agencją SEO/SEM

Agencja będzie potrzebowała często Twojej akceptacji dla różnych działań i dodatkowych informacji, szczególnie w początkowym etapie współpracy. Zadbaj o to, by otrzymywała je jak najszybciej − bez opóźnień, które mogłyby zakłócić pracę.

Ustal zasady i czas akceptacji oraz dostarczenia niezbędnych materiałów i informacji. W przeciwnym razie opóźniasz działania specjalistów i narażasz się na straty.

8. Zdecyduj, co i jak będzie dla Ciebie raportowane

Istotnym elementem każdej współpracy z agencją SEO/SEM jest raportowanie z wykonanych działań oraz ich wyników. Ustal więc zakres, formę i częstotliwość raportów. Jeśli zależy Ci na otrzymaniu w raporcie konkretnych danych, które nie są standardowe − poinformuj o tym na samym początku, aby agencja mogła je monitorować oraz uwzględnić w raporcie.

Rada: Dobrym rozwiązaniem są raporty w Google Data Studio. To rodzaj interaktywnych raportów, które dają możliwość wglądu w realizację celów w każdym momencie (automatyczna aktualizacja danych). Raporty te zbierają dane z najważniejszych źródeł takich jak m.in. Google Analytics, Google Search Console, Google Ads czy Senuto. Oznacza to, że w każdej chwili możesz zweryfikować stopień realizacji kampanii czy pozycje fraz kluczowych w wynikach wyszukiwania TOP 10. Wyniki pozycjonowania czy inne parametry kampanii masz zawsze na wyciągnięcie ręki. Raport powinien być dokumentem, na podstawie którego będziesz mógł stwierdzić, czy to co robi agencja SEO/SEM daje zadowalające efekty oraz czy działania są realizowane w sposób prawidłowy.

Pamiętaj, że sukces we współpracy z agencją SEO/SEM w dużej mierze zależy od Ciebie. Tylko przy zachowaniu partnerskiej współpracy można osiągnąć wysokie pozycje − zarówno w wynikach wyszukiwania, jak i innych działaniach marketingowych.

9. Ustal i potwierdź KPI’e (wskaźniki marketingowe)

Niezależnie od tego, czy masz do czynienia z kampaniami płatnymi, pozycjonowaniem stron, czy e-mail marketingiem – powinieneś jasno określić cel swoich działań oraz ustalić metryki, na podstawie których rozliczysz się z agencją.

Właściwie wyznaczone wskaźniki marketingowe mają istotny wpływ na wyniki działań. Dostarczają wiedzy o tym, jak działają określone elementy strategii oraz pomagają podejmować decyzje operacyjne i strategiczne. Świadomość stanu kluczowych metryk pozwala specjalistom m.in. planować działania oraz z wyprzedzeniem przewidzieć skutek danych decyzji i zareagować, zanim będzie za późno.

Ustalanie i monitorowanie kluczowych wskaźników efektywności musi być określone na samym początku współpracy. Parametry te ułatwiają pracę agencji, mierzenie efektywności i rozliczenie ze współpracy. Bez nich wszystkie ustalenia stają się płynne i trudno sprawować nad nimi kontrolę.

10. Upewnij się, że agencja posiada wszystkie informacje niezbędne do prowadzenia działań

Dobrym rozwiązaniem jest spotkanie warsztatowe na linii: klient − team projektowy agencji. Pamiętaj, że agencja będzie prowadzić działania na podstawie briefu i bieżących informacji od Ciebie. Ustal więc krótko- i długoterminowe priorytety, określ najważniejsze dla Ciebie kategorie, produkty czy usługi oraz ich zależność sezonową i marżową.

W przypadku działań SEO, które wymagają czasu, powinieneś określić priorytety z odpowiednim wyprzedzeniem czasowym. Jeśli np. jest czerwiec, a Ty chcesz uzyskać widoczność strony w wynikach wyszukiwania organicznego TOP 10 na konkretne frazy kluczowe w lipcu − pozycjonowanie się nie sprawdzi. Działania, których rezultatów oczekujesz w krótkich odstępach czasu, znacznie lepiej realizować za pomocą reklam Facebook Ads lub Google Ads.

Istotnym jest, aby przekazać agencji SEO wszelkie plany dotyczące rozwoju asortymentu, sklepu czy planowanych zmian organizacyjnych i produktowych. Tylko w ten sposób specjaliści SEO/SEM mogą z wyprzedzeniem przygotować plan działań i odpowiednio zareagować na zmiany oraz partycypować w budowaniu strategii rozwoju biznesu.

Zamiast podsumowania, jeszcze jedna rada − która właściwie jest nadrzędna wobec tych wyżej wymienionych. Pamiętaj, że kluczem owocnej współpracy jest dobra komunikacja. Agencje SEO − niezależnie od tego, jak doświadczonych i kompetentnych pracowników zatrudniają, nigdy nie będą mieć zdolności czytania w Twoich myślach. Warto więc zadbać o przejrzystą komunikację, dopytywać, prosić o wyjaśnienie czy precyzyjnie określać oczekiwania. Tego samego powinieneś oczywiście wymagać także od opiekuna projektu oraz specjalistów − koordynatorów działań. To właśnie od komunikacji w dużej mierze zależy pozycjonowanie Twojej strony internetowej, sprawna realizacja działań, a w konsekwencji − długofalowy sukces Twojego biznesu.