Wideokonferencje – dobre praktyki i najlepsze wskazówki
Przełom 2019 i 2020 roku przejdzie do historii jako największy eksperyment pracy zdalnej. Eskperyment wymuszony, bo wynikający z konieczności izolacji, którą uznano za najlepszą metodę walki z wirusem SARS-CoV-2. Miliony osób na co dzień wykonujących swoje obowiązki w biurach, przeniesie się wraz z nimi do własnych domów. “Home office” ma swoje zalety, ale powszechnie dostrzega się przede wszystkim jego wady – nie do końca słusznie, bo wiele z nich da się przecież zniwelować lub całkowicie wyeliminować. Weźmy za przykład brak możliwości organizowania spotkań “w cztery oczy”. Przecież z łatwością da się je zastąpić wideokonferencją! Aby jednak rozmowa odbyta przez internet miała taką samą wartość, jak ta realna, należy zastosować się do poniższych wskazówek.
Chociaż Twój dom przeobraził się właśnie w Twoje biuro, nie oznacza to wcale, że stał się on dostępny dla wszystkich. Na odbycie rozmowy on-line wybierz więc miejsce, z którego widać najbardziej neutralne tło – najlepiej pustą ścianę lub półkę z książkami. Na odpowiednim przedstawieniu wnętrza swojego mieszkania możesz nawet zyskać w oczach rozmówców. Unikaj więc ujęć na stertę brudnych naczyń czy bałagan innego rodzaju. Warto zapewnić sobie również trochę spokoju. Swoim “centrum dowodzenia” w miarę możliwości uczyń miejsce ciche.
Zdajemy sobie sprawę, że w obecnej sytuacji wielu pracowników musi zajmować się dziećmi, które nie chodzą do szkoły. Nie ukrywaj tego faktu. Szczerze poinformuj swoich rozmówców o możliwości przerwania spotkania z tego właśnie powodu. Wielu z nich zapewne jest w podobnej sytuacji i wykaże się wyrozumiałością.
Niezależnie od tego, czy do umawiania spotkań wykorzystujesz kalendarz Google, czy też rozwiązanie innej firmy, powinieneś zadbać o ogólną dostępność Twojego harmonogramu. Na co dzień nie jest to może kwestia tak kluczowa – przecież zawsze można zapytać o plany na najbliższe godziny w bezpośredniej rozmowie. W czasie kryzysu związanego z pandemią nowego koronawirusa taka opcja nie wchodzi jednak w grę.
Jeśli chcesz uniknąć tracenia czasu na informacyjne maile i “calle” ustalające terminy innych “calli”, poinformuj swoich współpracowników o zawartości Twojego kalendarza w najbardziej efektywny sposób.
W obecnej, zdecydowanie niestandardowej sytuacji, czas jest na wagę złota. Przedsiębiorstwa wdrażają nowe procedury, co często trwa i pożera grafik wielu osób, szczególnie tych odpowiedzialnych za ramy organizacyjne firmy. Miej to na uwadze, gdy chcesz w trakcie wideorozmowy podjąć temat, który z całą pewnością mógłby zamknąć się w jednym mailu czy nawet wiadomości wysłanej na Slacku.
Zwolennicy efektywnej komunikacji nie bez satysfakcji zwracają uwagę, że sytuacja spowodowana przez pandemię uświadomi szerokim rzeszom pracowników biurowych, jak wiele ich spotkań mogłoby zostać zastąpionych informacją przesłana za pośrednictwem poczty elektronicznej. Właśnie teraz każdy, kto korzysta z pracy zdalnej, powinien wziąć sobie do serca porady efektywnościowych “freaków”.
Praca zdalna to dla pracowników PromoTraffic nie pierwszyzna. U nas każdy zna procedury wideokonferencji i zalety tego rozwiązania (od zaoszczędzonych litrów benzyny począwszy). Za największego specjalistę i promotora nowoczesnej komunikacji uchodzi u nas Krystian Kucharski – szef działu PPC. Przygotował on dla Was krótki poradnik, który pozwoli szybko i bezproblemowo zorganizować wideokonferencję w programie Google Hangouts. Oto on:
Jeżeli pracujesz zdalnie, lub potrzebujesz zorganizować spotkanie projektowe z klientem, łącząc się z zespołem specjalistów znajdujących się w różnych miejscach – Google Hangouts jest dla Ciebie!
Hangouts Chat to platforma komunikacyjna, którą Google stworzył z myślą o zespołach. Usługa daje możliwość prowadzenia rozmów indywidualnych oraz grupowych w wirtualnych pokojach, które mieszczą do 8000 osób.
Komunikator jest w pełni zintegrowany z pakietem G Suite. Daje możliwość udostępniania ekranu, przesyłania treści z Dysku, współpracę z wykorzystaniem Dokumentów, Arkuszy i Prezentacji oraz dołączanie do spotkań online w Hangouts Meet.
Jak uruchomić wideokonferencję zespołową w narzędziu Google Hangouts?
Kilka prostych kroków do uruchomienia wideokonferencji:
1. Zaloguj się na swoje konto Google. Jeżeli go nie posiadasz, załóż je tutaj.
2. Wejdź na Google Hangouts: https://hangouts.google.com/
3. Kliknij link „ROZMOWA WIDEO”:
4. Aby utworzyć dedykowany “pokój” do wideokonferencji z unikalnym linkiem dla wybranych osób, musisz kliknąć przycisk “rozpocznij spotkanie lub dołącz do spotkania”:
5. Następnie określ nazwę spotkania, która będzie wyświetlana zaproszonym uczestnikom:
6. Właśnie utworzyłeś „pokój” do wideokonferencji. Aby do niego osobiście dołączyć, musisz kliknąć przycisk „dołącz”:
7. Aby zaprosić gości, wystarczy podesłać im link wyświetlany na kolejnej części ekranu:
8. Aby zaprosić gości, wystarczy podesłać im ten link:
9. Możesz także zapraszać gości po wejściu do pokoju:
10. Rozpocząłeś właśnie wideokonferencję, pamiętaj o opcjach, jakie posiada narzędzie Google. W każdej chwili możesz włączyć lub wyłączyć mikrofon lub kamerę podczas spotkania:
11. Pamiętaj również o możliwości udostępniania swojego ekranu (np. narzędzi Google Analytics) lub też prezentacji, którą chcesz omówić w formie wideokonferencji. W celu udostępnienia ekranu kliknij w prawym dolnym rogu przycisk “zaprezentuj teraz”:
Dbajcie o siebie i do zobaczenia – oczywiście na wideokonferencji!
Grzegorz
Maliszewski
HEAD OF BUSINESS DEVELOPMENT
tel. +48 577 997 701
e-mail g.maliszewski@promotraffic.pl
PromoTraffic to przede wszystkim wysoki standard obsługi. Jest to agencja, która podchodzi do zagadnienia marketingu w sposób kompleksowy.
Adam Grybalow
4FIZJO
Przeprowadzane przez PromoTraffic kampanie są kluczowe dla naszego biznesu. Razem skutecznie realizujemy je na ponad 20 rynkach.
Łukasz Gwóźdź
Picodi
Ponad 13 lat doświadczenia, nieustanny #PROgress i sukcesy naszych Klientów.
