Home Blog Lider na trudne czasy. Jak zdalnie przewodzić zespołom?

Lider na trudne czasy. Jak zdalnie przewodzić zespołom?

Agnieszka Duliban Rokita

Czas czytania : 4 min

14 kwietnia 2020

Archiwum

Większość firm marketingowych, w tym nasza agencja, musiało w trybie przyspieszonym uczyć się nowych sposobów działania w sytuacji przymusowej pracy w rozproszeniu. Liderzy zespołów projektowych i zadaniowych z dnia na dzień stanęli przed wyzwaniem: jak prowadzić biznes w kryzysie? Jak dostarczać klientom wartość? Jak przeformułować strategię biznesową, cele i sposoby działania, żeby utrzymać stabilną pozycję firmy?

I wreszcie: co to znaczy BYĆ LIDEREM W CZASIE KRYZYSU?

W tym artykule chcemy podzielić się dobrymi praktykami dotyczącymi zarządzania ludźmi z ostatnich tygodni pracy w Promotraffic. W czasie braku stabilności i niepewności mądre przywództwo staje się potrzebne bardziej niż kiedykolwiek.

1. USTALAJ CELE I ROZDZIELAJ ZADANIA

Zespół tworzy się wokół celów, wspólnej wizji tego, co chcemy osiągnąć. Ta zasada zyskuje na aktualności zwłaszcza teraz. Do lidera należy wzięcie odpowiedzialności za jasne, precyzyjne nazywanie oczekiwanych rezultatów pracy zespołu. Ustalaj z ludźmi priorytety, powtarzaj je częściej niż zwykle – mniej doświadczeni pracownicy mogą mieć trudność ze zrozumieniem tego, co ważne z Twojej perspektywy. Mogą albo tracić czas na niepotrzebne rzeczy, albo robić wszystko od a do zet kosztem pracy po 12 godzin.

Na dłuższą metę to się nie sprawdzi – Ty musisz myśleć perspektywą zarządzania zasobami sił na kilka miesięcy naprzód. Ludzie zaś potrzebują świadomości, że to co robią, jest aktualne i ważne dla firmy.

2. USTAL ZASADY PRACY I OBIEG INFORMACJI

Każda firma ma swoje niepisane struktury organizowania pracy. Rolą lidera zespołu jest ich kodyfikacja – teraz to bardziej potrzebne niż kiedykolwiek. Warto do tego wrócić, nawet jeśli praca zdalna trwa już kilka tygodni. Ważne, aby ustalić zasady z zespołem i uwzględnić różnorodne potrzeby jego członków. W naszej firmie liderzy stanęli przed wyzwaniem: chcę być dostępny dla specjalistów, służyć pomocą versus praca własna z klientami i analityka projektowa.

Wypracowaliśmy kilka metod, być może warto z nich skorzystać w Twojej firmie:

•    Powtarzalny rytm dnia: rano spotkania monitorujące sytuację biznesową, potem rozmowy z klientami, wreszcie czas na pracę własną, kiedy można odłączyć swoją dostępność dla wpadających spraw.
•    Powtarzalny rytm tygodnia: poniedziałki na ustalanie priorytetów tygodniowych dla zespołów i specjalistów, piątki na podsumowania efektów. Bywa, że priorytety się zmieniają, dlatego warto zaprojektować system zmiany celów i działań wraz z komunikacją do kluczowych osób w firmie.
•    Jasny dla wszystkich sposób raportowania – kto, komu, kiedy i w jaki sposób. Istotne, aby system raportowy był spójny na wszystkich poziomach organizacji.

W Promotraffic zmagamy się z tym obszarem, sprawdzają się nieźle wspólne pliki raportowe, do których dane są dostarczane przez różne zespoły według tej samej metodologii. Ostatnio powstały dostępne dla wszystkich dashboardy obrazujące wyniki pracy zespołów.

3. KOMUNIKUJ, KOMUNIKUJ i jeszcze KOMUNIKUJ

O sukcesie i trwałości zespołu decyduje tak naprawdę komunikacja. W pracy zdalnej trudniej odczytać pozawerbalne treści, które mówią o tym, co pod powierzchnią – emocjach, stresie, frustracji. Jako lider masz do czynienia z różnymi osobowościami, ale z takim samym popytem na informację.

W Promotraffic mamy system spotkań statusowych, teraz jest on bardziej potrzebny niż kiedyś. Kryzys nauczył nas, że konsekwencja w komunikacji jest kluczowa dla poczucia bezpieczeństwa zespołów. U nas sprawdza się:

•    Stała, ustrukturyzowana komunikacja na różnych poziomach zarządzania w organizacji – Zarząd i menedżerowie, menedżerowie i zespoły, menedżerowie i indywidualne spotkania z podwładnymi.
•    Przekaz informacji nie tylko góra – dół, ale też dół – góra w firmie
•    Raz w tygodniu spotkania całego zespołu z Zarządem według ustalonej agendy – informacja o sytuacji w firmie i adresowanie bieżących pytań i wątpliwości pracowników
•    Dokumentowanie i wizualizacja informacji w kanałach dostępnych dla wszystkich

Istotne, aby trzymać się ustaleń komunikacyjnych. Nawet jeśli nie mamy wiele nowych informacji, nie rezygnujemy z ustalonych zasad. Dla ludzi to istotny przekaz: jesteś ważny i mam dla Ciebie czas.

4. REAGUJ NA SYTUACJE TRUDNE

Łamanie zasad, brak efektów czy błędy w działaniu – potrzebują Twojej interwencji. Sprawdza się tu zasada ABC:
a.    Ustal FAKTY – porozmawiaj z pracownikiem, słuchaj, zbuduj obraz sytuacji
b.    UDZIEL INFORMACJI ZWROTNEJ – odnieś się do konkretnego zachowania, pokaż skutki biznesowe, nazwij oczekiwania
c.    Ustal PLAN NAPRAWCZY – konkretne kroki, terminy i ewentualne sankcje.

Informuj na bieżąco jak widzisz postępy. Niech zasada ABC będzie nawykiem komunikacyjnym, kiedy Twój zespół popełnia błędy.

5. DBAJ O LUDZI I RYTUAŁY

W Promotraffic w czasie przymusowej pracy zdalnej wdrożyliśmy spotkania w wirtualnej kuchni, mamy codziennie czas porannej kawy, rozmawiamy i dzielimy się bieżącymi wydarzeniami. W dużym natłoku zajęć znajdujemy dla siebie kwadrans. Zadbaj, aby Twój zespół miał przestrzeń do spotkania się nieformalnego i wzmocnienia relacji. Jeśli dotąd z zespołem mieliście integracyjne aktywności, nie rezygnujcie z nich, na ile to możliwe. Pomyślcie o innych, dostępnych online.

Ważne też jest dbanie o obszar rozwijania kompetencji pracowników. Zaplanuj wraz z nimi szkolenia online według zasady: regularne ale krótkie, pigułki wiedzy. Kryzys to częsta pokusa, aby zrezygnować z potrzeb rozwojowych – wiadomo, oszczędność budżetowa i nastawienie na pracę tu i teraz. To perspektywa krótkowzroczna, jako lider musisz uwzględnić potrzeby ludzi z różnych poziomów: od potrzeb bezpieczeństwa (informacja) po rozwój i przynależność do zespołu. Taka strategia się opłaci i wróci do Ciebie w postaci lojalności i zaangażowania.

6. DBAJ O SIEBIE

Z przywództwem jest jak z rodzicielstwem – trzeba być… wystarczająco dobrym. Doskonały szef to czasem zaraza większa niż COVID-19! Uświadom sobie, czego Ty potrzebujesz, aby być liderem, co jest dla Ciebie ważne w tym czasie i jaki chcesz mieć wpływ na otaczającą rzeczywistość.

•    Na ile możesz, zadbaj o te potrzeby
•    Proś o pomoc, pytaj, konsultuj
•    Ucz się od tych, których podziwiasz
•    Daj sobie prawo do „nie wiem”.

Pielęgnuj w sobie nadzieję i optymizm, staraj się panować nad lękiem, a stworzysz zespołowi szansę na rozwinięcie kreatywności w warunkach ograniczeń. Innowacje często rodzą się z braku.