Home Blog TRUDNE DOBREGO POCZĄTKI, CZYLI JAK WYBRAĆ AGENCJĘ DO WSPÓŁPRACY? CZ. 2/3 – Proces ofertowania

TRUDNE DOBREGO POCZĄTKI, CZYLI JAK WYBRAĆ AGENCJĘ DO WSPÓŁPRACY? CZ. 2/3 – Proces ofertowania

Robert Stolarczyk

Czas czytania : 5 min

21 marca 2018

Bez kategorii

Nieudana rekrutacja to koszmar każdego przedsiębiorcy. Zwłaszcza, gdy poszukujemy do naszej firmy kogoś na stanowisko wyższego szczebla, koszty wynikające z procesu rekrutacyjnego rosną niemal z każdą godziną, gdy dane stanowisko pozostaje nieobsadzone! Pół biedy, jeżeli znajdziemy naszego idealnego kandydata, który doskonale odnajdzie się w naszej firmie. Wtedy mimo że, jak wynika z raportu opublikowanego przez Human Capital Insitute, przez pierwsze 3 miesiące będzie on kosztować firmę wartość równą 3 miesiącom swojej późniejszej pracy, to po upływie tego czasu – zacznie on przynosić pracodawcy realne zyski.

źródło: http://www.highturns.com/staffingcost

Ale co w przypadku, jeżeli wybrany przez nas kandydat ewidentnie się nie sprawdza i nie wywiązuje z zadań, które przed nim postawiliśmy? Wtedy straciliśmy mnóstwo pieniędzy na coś, co nie przyniosło nam żadnej korzyści. Analogiczna sytuacja ma miejsce, w przypadku wyboru nieodpowiedniej agencji marketingowej. Jak możesz się więc ustrzec przez błędnym doborem agencji? Między innymi dzięki dobrze przeprowadzonemu procesowi ofertowania.

Czym jest proces ofertowania w agencji marketingowej?

Jest to działanie, dzięki któremu zapraszane przez Ciebie do przetargu agencje, będą mogły przedstawić pomysły, które przyniosą twojej firmie maksymalne korzyści! Rzetelnie przygotowany proces ofertowania dostarczy agencjom informacji, według jakich zasad toczy się gra i jaka jest nagroda dla zwycięzcy, dostarczą czytelny sygnał, dzięki któremu agencje zyskają silną motywacje do zaangażowania się. Tylko proste i czytelne zasady znane wszystkim stronom mogą Ci to zapewnić! Dzięki przygotowaniu procesu ofertowania będziesz miał pewność, że agencje zaangażują się znacznie mocniej w pracę nad twoim pomysłem!

Etapy dobrze przeprowadzonego etapu ofertowania

1. Zaproszenia

Wybieramy nie więcej niż 10 agencji do wstępnego zaprezentowania się w obliczu stawianego wyzwania (na tym etapie warto pozyskać informacje na temat portfolio agencji, doświadczenia, składu potencjalnego zespołu projektowego, ewentualnych ograniczeń wynikających z umów o wyłączności współpracy, case study, nagrody, wyróżnienia itd.).

2. Odpowiedź na zapytanie w formie tzw ‘credentials’

W zależności od skali projektu i dostępności czasowej warto rozważyć spotkania bezpośrednie z przedstawicielami agencji aby sprawdzić, czy istnieje między Tobą kliencie a agencją “chemia” i wzajemne zrozumienie. Na tym etapie także warto zwrócić uwagę na to z kim się rozmawia. Często są to handlowcy działający w imię zasady “nikt Panu tyle nie da ile ja obiecam” co niekoniecznie dobrze rokuje w kwestii dostarczenia potem obiecanych efektów. Warto poprosić, aby w przypadku wyboru firmy do drugiego etapu na spotkaniu pojawili się już przedstawiciele teamu projektowego czyli np Specjalista SEO, SEM, UX, Copywriter itd.

3. Shortlista

Wybranie kilku agencji (do 3) które trafiają na tzw shortlistę. Oznacza to, że to między tymi agencjami rozstrzygnie się to, z którą będzie współpracował klient czyli Ty. Częstym błędem jest zapraszanie do tego etapu większej ilości agencji, co często paraliżuje proces i zamiast pomagać, przeszkadza w wyborze najlepszej do współpracy. Jest to też etap na którym należy przygotować brief który jest kluczowym dokumentem. O tym jak go przygotować pisałem kilka tygodni temu. Jeśli już mamy super przygotowany brief i agencje już go otrzymały warto ustalić terminy właściwych spotkań w celu przedyskutowania face to face tego jak agencje zamierzają poradzić sobie ze stawianymi przed nimi wyzwaniami. To jest właśnie ten moment w którym warto poprosić o spotkanie z zespołem projektowym. Zachęcam też do tego, aby wybrać się na tym etapie na spotkanie ofertowe do siedziby agencji aby sprawdzić jej klimat wewnętrzny.

4. Debriefing

Zanim jednak dojdzie do spotkania mogą, a nawet powinny, pojawić się ze strony agencji pytania uzupełniające. Ten etap nazywany jest debriefingiem i dotyczy odpowiedzi na najważniejsze pytania, takie jak np zasoby jakimi dysponuje klient, ograniczenia budżetowe, dane które mogą zostać wykorzystane w kampanii, wizja na współpracę z agencją, to co ostatecznie będzie decydowało o jej wyborze ostatecznym itd.

5. Właściwa prezentacja ofertowa

To jeden z ostatnich etapów wyboru agencji. Po odpowiedzi na pytania, które pojawiły się w ramach wcześniejszego etapu (debriefing) agencje powinny mieć 2-3 tygodnie na przygotowanie pełnego materiału ofertowego. Aby ułatwić sobie wybór agencji warto wcześniej ustalić standard oferty. Mam na myśli np tabelkę z celami, kosztem i sposobem ich uzyskania, wytworzonymi treściami itd. Na właściwe spotkanie warto zarezerwować sobie minimum 2h. Z autopsji wiem, że taki czas i tak jest krótki w przypadku rocznych kampaniii prowadzonych w wielu kanałąch jednocześnie.

6. Rozstrzygnięcie wyników procesu ofertowania

Podjęcie decyzji oraz poinformowanie agencji które przegrały o tym fakcie to ostatni etap, po którym zostaje już tylko podpisanie umów oraz ustalenie tzw kick offu współpracy. Bardzo ważne jest aby agencje które nie wygrały dostały informację nie tylko o tym fakcie, ale też o powodach, dla których ich oferty nie okazały się lepsze. To bardzo ważne i pomocne. Często w przypadku porażki jest to najlepszy sposób w jaki możemy pokazać szacunek do drugiej strony i odwdzięczyć się za zaangażowanie włożone w cały proces. Nie ma nic gorszego niż niestety klasyczne zjawisko polegające na “ciszy”, która nastąpiła po spotkaniu ofertowym po stronie klienta, który nagle przestał odbierać telefonu i odpisywać na maile.

Przykładowe pytania i dobre praktyki związane z procesem ofertowania

1. traktuj agencję po partnersku już od początku w taki sam sposób jak sam chciałbyś być traktowany,
2. nie bagatelizuj żadnego z etapów procesu ofertowego,
3. nie szukaj drogi na skróty, zły wybór agencji będzie kosztował Cię bardzo dużo czasu i pieniędzy, a to i tak nie największe straty, jakie możesz ponieść,
4. postaraj się dotrzeć do osób, które realnie mają decydować o tym jak wydatkują Twój budżet reklamowy,
5. pamiętaj o wartości jaką jest szczery, konstruktywny feedback zarówno dla agencji która wygrała jak i tych którym się to nie udało,

Podsumowanie

Proces wyboru agencji marketingowej traktuj tak, jak każdy z procesów rekrutacyjnych w swojej firmie: celem zarówno w jednym jak i drugim przypadku, jest pozyskanie cennego partnera biznesowego, który będzie pracował na sukces Twojej firmy. Źle przeprowadzona lub niedostosowana do Twoich potrzeb kampania marketingowa może przynieść tyle samo szkód co pracownik zawalający terminy i niewywiązujący się ze swoich obowiązków. Dlatego proces ofertowania powinieneś traktować poważnie, pomoże Ci on wyłonić tę agencję, która najlepiej spełni Twoje oczekiwania. A stąd już niedaleka droga do zwiększenia twojej sprzedaży i spełnienia innych celów biznesowych.

Za Tobą druga z trzech części cyklu o tym, jak sukcesywnie rozpocząć współpracę z agencją marketingową, przed Tobą jeszcze część poświęcona procesowi uruchomienia współpracy. Podzielimy go na mniejsze etapy, zwrócimy uwagę na to czego unikać i o czym należy pamiętać rozpoczynając współpracę z nowo wybraną agencją.

Jednak jeżeli już teraz czujesz, że chcesz porozmawiać z nami o Twoich celach biznesowych, które moglibyśmy pomóc Ci zrealizować, nie zwlekaj – wypełnij brief, a wkrótce się do Ciebie odezwiemy!

Poprzednia część:
Trudne dobrego początki, czyli jak wybrać agencję do współpracy? Cz. 1/3 – Briefing

Kolejna część:
Trudne dobrego początki, czyli jak wybrać agencję do współpracy? cz. 3/3 – proces onboardingu i kickoffu współpracy