Spotkania biznesowe w nowej rzeczywistości - co zrobić, by były efektywne?

Spotkania biznesowe są nieopłacalne

Brzmi prowokacyjnie? Oczywiście, ale zastanów się nad tym głębiej. Każde spotkanie biznesowe jest swego rodzaju stratą. W przypadku tych “na wyjeździe” pieniędzy przeznaczonych na benzynę, ale przede wszystkim czasu. Czasu, który można było poświęcić na realizację zadań. Nie chodzi mi o to, by całkowicie zrezygnować z rozmowy w cztery oczy jako metody dokonywania ustaleń i podejmowania decyzji. Tak, spotkania biznesowe są nieopłacalne, ale czasami konieczne. Budują porozumienie i pozwalają szybciej wymieniać się myślami. Ważne jednak, by wspomnianą nieopłacalność mieć zawsze “z tyłu głowy”, gdy ktoś proponuje rozmowę nie mieszczącą się w kategorii “niezbędne”. Ten sceptycyzm powinny wzmocnić wyniki ankiety zawarte w The State of Meetings Report 2019 autorstwa Doodle’a. Aż 44% respondentów odpowiedziało w niej, że przez źle zorganizowane spotkania biznesowe nie ma czasu, by wykonać resztę swojej pracy. Znasz to?

Co natomiast zmieniło się od marca tego roku? Przede wszystkim ograniczona została liczba wyjazdów do kontrahentów, nie ma więc potrzeby tracenia cennego czasu na przesiadywanie w środkach transportu. Według wielu osób okazało się, że tak samo wartościowe rozmowy można odbywać przez Internet. Spotkania wewnętrzne w firmach, które pracują zdalnie, są w wielu wypadkach częstsze – większa jest bowiem potrzeba koordynacji – jeśli jednak odbywają się na przykład na Zoom-ie, są bardziej uporządkowane, bo utrudnione jest mówienie “przez siebie” i przekrzykiwanie innych uczestników. Ciekawe? Przejdźmy więc do szczegółów!

Jak poprowadzić spotkanie biznesowe online?

Wybór oprogramowania do rozmów przez Internet jest kwestią gustu. Jeśli jednak chcemy wspomnieć o trendach, aplikacją, która zrobiła bodaj największą furorę w czasach pandemii, jest Zoom. Jakie są jej zalety? Pozwala ona między innymi na planowanie spotkań we wbudowanym kalendarzu i jest lepiej przystosowana do prowadzenia webinarów czy wykładów – stąd jej popularność wśród szkół i uczelni. Świetnie sprawdza się, gdy prowadzimy warsztaty z dużą liczbą uczestników. Zdaniem wielu lepiej znosi również obciążenia łącza. Dużo plusów ma jednak także Google Meets. Łatwiej kontrolować w nim dołączanie kolejnych osób, nie ma też konieczności instalacji programu na dysku czy jako rozszerzenia w przeglądarce. Meets świetnie sprawdza się, gdy regularnie łączymy się z naszym niewielkim teamem.

Każde spotkanie biznesowe online powinno mieć prowadzącego albo moderatora. Dzięki temu unikniemy niepotrzebnych pauz i będziemy mogli trzymać się planu. Ten z kolei nie powinien być zbyt szczegółowy – warto być realistycznym w kwestii agendy, w większości wypadków jest ona i tak modyfikowana w trakcie, gdy okazuje się, że pojawiła się potrzeba omówienia innych tematów niż te założone. Dla zachowania porządku trzeba też wyznaczyć czas na dodatkowe uwagi i pytania. Na koniec niezwykle przydatna rada dla liderów – jeśli spotkanie jest wieloosobowe, wszelkie pytania kieruj do konkretnej osoby, inaczej zapewne nie doczekasz się odpowiedzi – okazuje się, że niezręczną ciszę dużo łatwiej wytrzymać na Zoomie lub Meetsie. W opanowaniu chaosu może też pomóc częste korzystanie z chatu jako miejsca publikacji notatek i wysyłania linków bądź użycie jednej z funkcji Zooma – emoji pojawiającego się przez krótką chwilę na ekranie użytkownika.

Jak zorganizować skuteczne spotkanie biznesowe online?

Przy odpowiedzi na to pytanie pomocny może być znowu raport Doodle’a. Zacznijmy od godziny rozpoczęcia. Aż 70% osób preferuje jako czas spotkania biznesowego okres między godziną 8:00 a 12:00. Wygląda na to, że łatwiej zrealizować cel spotkania, gdy uczestnicy są już po porannej kawie, ale ich myśli nie ciążą jeszcze ku powrotowi do domu. Odpowiednio 72% i 67% respondentów jako najważniejsze cechy dobrego spotkania wskazało natomiast jasny cel i agendę. Bez nich mityng będzie spełniał wyłącznie funkcję towarzyską – o relacje warto zadbać, ale najlepiej po realizacji zamiarów wszystkich stron. Jak się okazuje 80% spotkań trwa od 15 minut do godziny. To zmusza do refleksji – w przypadku spotkań biznesowych online czasem nawet warto podzielić rozmowę na kilka części, by zwiększyć ich efektywność. Przed pandemią normą były nawet wielogodzinne spotkania z klientem, ale ich długość wynikała z konieczności przemieszczenia się do jego siedziby. Wyjątkiem są oczywiście spotkania warsztatowe i szkolenia, które ze względu na swój charakter mogą trwać nawet 4-8 godzin.

Jakie czynniki są w stanie najbardziej rozdrażnić fachowców na spotkaniu? Odpowiadający na pytania Doodle’a wskazują na kilka najważniejszych: odbieranie telefonów lub pisanie SMS-ów przez osoby po drugiej stronie łącza, przerywanie sobie nawzajem, spóźnianie się, niesłuchanie i mówienie nie na temat. Brzmi znajomo? Pewnie każdy może poczuć się winny któregoś z powyższych grzechów, ale też nierzadko denerwowaliśmy się na podobne zachowania interlokutorów. Cóż – im więcej spotkań, tym większa szansa, że ktoś coś przeskrobie. Warto jednak kontrolować swoje zachowania, tym bardziej, że często budują one nie tylko nasz osobisty wizerunek, ale i wizerunek firmy, dla której pracujemy.

Rozważania na temat tego, jak powinno wyglądać idealny spotkanie odbywane przez Internet, zakończmy rankingiem najbardziej irytujących “calli”, który również jest częścią The State of Meetings Report. Na pierwszym miejscu – zgodnie z oczekiwaniami – znalazło się spotkanie nieefektywne albo źle zorganizowane – przyczyny wybierz sobie z któregoś z powyższych akapitów. Następne w kolejności będą rozmowy konferencyjne ze złym odbiorem dźwięku i rozmowy wideo ze złym odbiorem obrazu. To już nieco bardziej zaskakujące. Wydawałoby się, że w roku 2020 problemy techniczne nie powinny nas już ograniczać w kontakcie na odległość. Okazuje się jednak, że wciąż zdarzają się sytuacje, w których Internet “rwie” i pojawiają się opóźnienia. Może to właśnie od tej kwestii powinniśmy zacząć? Tym bardziej, że ostatnio częściej korzystamy z naszych domowych łącz, które często dzielimy z innymi.

Niezależnie od tego, jakiego oprogramowania do rozmów używasz i jak często je odbywasz, życzę Ci opłaconych na czas rachunków za niezwykle szybki Internet, realizacji założonych celów na każdym spotkaniu i zawsze zadowolonych uczestników!